VisionPlus e-Arşiv

e-Arşiv Faturası, firmaların, e-Fatura kapsamı dışında kalan firma ve tüketicilere kestikleri faturaları da elektronik ortamda düzenlemelerine ve saklamalarına imkan sağlayan bir çözümdür.

e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen firmalar, e-Arşiv izni alan özel entegratöre başvurarak, faturalarını elektronik ortamda düzenleme ve arşivleme işlemlerini gerçekleştirebilirler.

e-Arşiv uygulamasına geçen firmalar, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturup kanuni süresi boyunca saklayabilirler. Müşterileri, nihai tüketici veya e-Fatura uygulamasını kullanan bir ticari müşteri ise faturalarını elektronik ortamda gönderebilirler.

Uygulamadan yararlanan firmalar, faturalama süreçlerinin uçtan uca elektronik ortamda yürütülmesi ile zamandan, işçilikten, kâğıt ve sarf malzemesinden, sınıflandırma ve arşivleme maliyetlerinden büyük tasarruf sağlamaktadırlar.

VisionPlus E-Arşiv Kullanan Müşterilerimiz
REFERANSLARIMIZ
VisionPlus E-Arşiv Çözümü Teknik Özellikleri Nelerdir?
  • e-Arşiv Faturası

    e-Fatura Uygulaması’na kayıtlı mükellefler için oluşturulan faturalar dışındaki tüm faturalar, e-Arşiv Faturası olarak isimlendirilmektedir. e-Arşiv Uygulaması ile birlikte müşterilemizin tüm faturalama işlemleri VisionPlus platformu üzerinde yönetilebilmekte ve fatura verileri elektronik ortamda arşivlenebilmektedir.

    e-Arşiv Uygulaması’nda, e-Fatura Uygulaması’ndan farklı olarak, oluşturulan faturalar, GİB üzerinden alıcısına ulaştırılmamaktadır. e-Arşiv Faturaları, uygun koşullar dahilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kağıt olarak da teslim edilebilmektedir. e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturulan faturaların bir nüshası elektronik yol veya kağıt ile alıcısına gönderilmekte, arşivlenecek kopyası elektronik mali mühür ve zaman damgası ile imzalanarak elektronik ortamda arşive alınmaktadır.

    e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturulan faturalar, bir sonraki ayın 1. İle 15. günü arasında oluşturulacak e-Arşiv raporu ile GİB ‘e bildirilmek zorundadır. e-Arşiv raporu içerisinde, faturaların başlık bilgileri ile dönem içerisinde iptal edilmiş faturalara yer verilmektedir.


  • Fatura Gönderimi

    e-Arşiv tebliğ ve kılavuzlarında belirtildiği üzere e-Arşiv izni alan mükellefler, faturalarını uygun koşullar dahilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kağıt olarak da teslim edebilmektedir. Entegrasyon verisi üzerinde e-Arşiv Faturası’nın gönderim şekli de temel veri olarak taşınmaktadır.

    Bu kapsamda, elektronik olarak teslim edilen faturalar, elektronik posta yöntemiyle alıcısına iletilmektedir. Gönderilen elektronik posta, ekinde, UBL-Tr verisi ve faturanın görüntüsünü içermektedir. Ayrıca, elektronik posta açıklamasında, imza doğrulama ve görüntüleme için gerekli GİB e-Fatura görüntüleyici kullanımı ve erişim adresi verilmektedir.

    Kağıt olarak faturanın teslim edilmesi durumunda, faturalama sistemi entegrasyonu gerçekeleşebilmekte ve VisionPlus e-Arşiv Uygulaması üzerinden e-Arşiv Faturası kağıt ortama aktarılabilmektedir..

  • Faturalama Sistemi Entegrasyonu

    VisionPlus sisteminde UBL-Tr formatındaki fatura bilgileri ve fatura görüntüsü web servis üzerinden entegre edilebilmektedir. VisionPlus e-Arşiv Uygulaması üzerinden sorgulama yapabilmek için web servis içinde yetki bilgisini barındıran bir token alınması gerekmektedir. Kullanıcı aldığı bu token ve kullanıcı bilgileri ile yazdırmak istediği faturayı sorgulayarak web servis sonucu olarak çıktı görüntüsü alabilmektedir. Bu çıktıyı, faturalama sistemi üzerinden yazıcıya göndererek e-Arşiv Faturası’nı kağıt ortama aktarabilmektedir.

  • VisionPlus e-Arşiv Uygulaması Üzerinden Yazdırma

    Gönderilen fatura verileri, e-Arşiv Faturası formatına çevrilmesi ile birlikte VisionPlus e-Arşiv Uygulaması üzerinden sorgulanabilmektedir. Kullanıcı, kağıt ortama aktaracağı faturaları, uygulama üzerinden filtreleyerek toplu veya tek olarak yazdırma imkanına sahiptir.

  • Entegrasyon Yetenekleri

    Fatura verileri aşağıdaki listede sıralanan yöntemler ve formatlar ile alınabilmektedir,

    Yöntemler:

    VisionPlus e-Fatura Uygulaması Dosya Yükleme
    Web Servis ile Entegrasyon
    FTP Entegrasyonu
    SFTP Entegrasyonu
    Veri Tabanı Entegrasyonu
    Yazıcı Çıktısı Entegrasyonu

    Formatlar:
    UBL-Tr
    XML
    TXT
    CSV
    XLS - XLSX
    iDOC

    Listelenen yöntemler ve fortmatlar ile alınan veriler UBL-Tr formatına dönüştürülmektedir. UBL-Tr formatındaki veriler içerisine e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesindeki mükellefler için oluşturulan faturalar e-Fatura olarak, diğer veriler ise e-Arşiv olarak işaretlenmektedir. Verinin işleneceği kapsam belirlendikten sonra UBL-Tr formatındaki veriler, İdea Teknoloji Çözümleri Mali Mühürü ile imzalanarak XSD ve Schematron kontrolünden geçirilerek kayıt altına alınacaktır. Süreç ile ilgili akış şeması aşağıda verilmiştir.




  • Fatura Numarası Üretimi

    e-Arşiv kapsamında düzenlenen faturaların üzerinde kullanılacak fatura numarası, e-Fatura Uygulaması’nda olduğu gibi 3 haneli alfanümerik birim kodu, yıl ve 9 haneli mütesessil numaradan oluşmaktadır.

    e-Arşiv tebliğ ve kılavuzları ile beliritildiği üzere; e-Arşiv kapsamında düzenlenen faturalarda, e-Fatura Uygulaması’nda kullanılan birim kodlardan farklı birim kodları kullanılmaktadır. Bununla birlikte, internet üzerinden yapılan satışlar için de farklı birim kodları kullanılması gerekmektedir. VisionPlus e-Arşiv Uygulaması, sıralanan kurallar çerçevesinde fatura numaralarını otomatik olarak üretmektedir.

  • Mali Mühür ve Zaman Damgası Kullanımı

    e-Arşiv kapsamında üretilen faturalar, Xades-A imzalama ve yapısal kontrollerin ardından otomatik olarak arşive alınmaktadır. Xades-A, içerisinde zaman damgası barındıran bir imza türüdür. Dolayısıyla mali mühür kullanımı ile e-Arşiv kapsamında oluşturulan faturanın değişmezliği sağlanırken aynı zamanda imzalama zamanı da e-Arşiv Faturası içerisinde barındırılmaktadır.

    e-Arşiv Faturası’nda olduğu gibi dönem sonunda hazırlanan e-Arşiv raporunun tüm parçaları, Xades-A standardı kullanılarak imzalanmaktadır. İmzalama işlemi sonrasında GİB tarafındaki web servis uç noktasına iletilmektedir. Bu iletim sonrasında raporun durumu GİB tarafındaki web servis uç noktasında kontrol edilerek başarılı sonuç e-Arşiv raporu ile birlikte saklanmaktadır.

    TÜBİTAK KAMUSM Mali Mühür Uyum Değerlendirme raporu kapsamında elektronik imza kütüphanesi olarak ESYA e-imza kütüphaneleri kullanılmaktadır. Zaman damgası olarak da TÜBİTAK zaman damgası sunucusu kullanılmaktadır.

  • Arşivleme ve Arşiv Sorgulama

    e-Arşiv kılavuzunda belirtildiği üzere, e-Arşiv raporunu aylık olarak oluşturup takip eden ayın 15. günü saat 24:00’a kadar bu kılavuzda belirlenen yöntemle GİB sistemine aktarılmalıdır. Bu nedenle her bir rapor dönemini belirtecek başlık kayıtları, e-Arşiv hizmeti içerisinde VisionPlus e-Arşiv Uygulaması tarafından otomatik olarak oluşturulmaktadır. Kullanıcı, ayın 1. ve 15. günü arasında bir önceki aya ait fatura kayıtları için rapor oluşturma onayı verebilmektedir. Eğer 15. gün mesai saati sonun kadar onay verilmez ise VisionPlus e-Arşiv Uygulaması otomatik onay vererek e-Arşiv klavuzunda belirtilen standart ve formattaki raporu otomatik olarak oluşturmaktadır.

    Dönem kapanışı ve e-Arşiv raporunun başarılı şekilde GİB’e iletimine kadar olan süre içerisinde elektronik belgeler birincil saklama alanında tutulmaktadır.

    e-Arşiv raporunun başarılı şekilde iletimi sonrasında tasnif planı ile birlikte e-Arşiv raporu ve e-Arşiv Faturaları, bütünlüğü korunarak arşive alınmaktadır. Tasnif planı içerisinde ilgili döneme ve dönem içerisinde belgelere hızlı erişim verilerine ve adreslere yer verildiği gibi belge özniteliklerinden saklama süresi de tasnif planı içerisinde barındırılmaktadır.

    VisionPlus e-Arşiv Uygulaması üzerinden faturanın öznitelikleri ile sorgulama yapılabilmektedir.

  • Kayıt Tarihçesi

    VisionPlus e-Arşiv Uygulaması içerisindeki tüm kayıtlar, zaman ve kullanıcı bilgisi ile beraber kayıt tarihçesinde tutularak raporlanabilmektedir.

    e-Arşiv Faturası’nın oluşturulma zamanından e-Arşiv raporunun başarılı şekilde GİB’e bildirimine kadar geçen süredeki tüm akış adımları, zaman bilgisi ile kayıt tarihçesinde saklanmaktadır.