İDEA TEKNOLOJİ ÇÖZÜMLERİ TEDARİKÇİLERİNE YÖNELİK AYDINLATMA METNİ

İdea Teknoloji Çözümleri Bilgisayar Sanayi ve Ticaret A.Ş. (“İdea Teknoloji Çözümleri” veya “Şirket”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) ve ilgili mevzuat kapsamında, iş süreçlerinin yerine getirilmesi doğrultusunda tedarikçilerimize ait kişisel verileri işliyor, aynı zamanda KVKK’da, KVKK’ya bağlı yürürlüğe konulan ikincil mevzuatta, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun bağlayıcı nitelikteki kararlarında ve sair mevzuatta belirtilmiş olan teknik ve idari tedbirleri alarak işlediğimiz verilerin korunması için elimizden gelen tüm çabayı gösteriyoruz.

İşbu metin ile, veri sorumlusu sıfatıyla KVKK’nın 10. maddesinde belirtilen aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmekte ve böylece siz tedarikçilerimizi kişisel verilerinizin işlenme süreçleri hakkında detaylıca bilgilendirmeyi hedeflemekteyiz.

1. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ

Biz veri sorumlusu olarak, tedarikçi yetkililerinin ve çalışanlarının kişisel verilerini tamamen veya kısmen otomatik olan veya bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla;

• E-posta, telefon, sözleşmeler ve beyan edilen belgeler yoluyla,
• Telefon, e-posta ya da diğer sair yollar ile İdea Teknoloji Çözümleri’ne iletilen şikayet ve talepler,
• Yasal mevzuattan ve İdea Teknoloji Çözümleri’nin hukuki yükümlülüklerinden kaynaklanan sebeplerle doldurulması gereken matbu formlar ile gerekli bilgi ve belgeler,
• Bilgi Teknolojileri tarafından sunulan şirket programları, ağ ve elektronik posta hizmetleri,
• Çevrimiçi toplantı ve eğitici içerik kaydı sırasında, e-posta hesabına bağlı olan görüntülü konuşma uygulamalarının kullanımı,
• Kapalı devre kamera kayıt sistemleri,

aracılığı ile toplamaktayız.

2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ, BU VERİLERİNİZİN İŞLENME AMACI VE TOPLANMALARININ HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder. Siz tedarikçilerimiz nezdinde ise isim, soy isim, T.C. kimlik numarası/Vergi Numarası gibi kişisel veriler, İdea Teknoloji Çözümleri’nin aşağıda belirtilen iş süreçleri kapsamında işlenmektedir.

İdea Teknoloji Çözümleri tedarikçilerine ait işlenmekte olan kişisel veriler, veri kategorilerine göre sınıflandırılmış olarak aşağıdaki tabloda belirtildiği gibidir:

KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ	VERİ TİPLERİ
Kimlik Verisi	Adı, Soyadı, İmza, T.C. Kimlik No/ Vergi Numarası
İletişim Verisi	Adres, E-Posta, Telefon Numarası
Hukuki İşlem Verileri	Sözleşmeler, İmza Sirküleri, Vekâletname, İhtarname
Finansal Veri	IBAN bilgisi, banka bilgileri
Müşteri İşlem Verileri	Fatura, çek-senet

 

İlgili tabloda belirtilen tedarikçi yetkilisi/çalışanı kişisel verileri,

• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi,
• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi,
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi,
• Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi.
• Veri sorumlusu olarak operasyonlarımızın güvenliğinin sağlanması amacıyla Şirket iç organizasyonlarının planlanabilmesi,

amaçları ile işlenmekte olup tedarikçi yetkilisi/çalışanlarına ait kişisel veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen; ilgili kişinin açık rızasının varlığı; kişisel veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi; İdea Teknoloji Çözümleri’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için kişisel veri işlemesinin zorunlu olması; iş sözleşmesinin kurulması ve yerine getirilmesiyle doğrudan doğruya ilgili olması sebebiyle taraflara ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla İdea Teknoloji Çözümleri’nin meşru menfaatleri için kişisel veri işlemesinin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanarak İdea Teknoloji Çözümleri tarafından toplanmaktadır.

3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILDIĞI KİŞİLER VE AKTARIM AMACI

Kişisel verileriniz;

• a) Şirket’in idaresi, işin yürütülmesi, Şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;
• i. İç işleyişimizi sağlamak adına bağlı olduğumuz grup şirketlerine veya iş sözleşmesi ve sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmek adına ortaklaşa çalıştığımız veya hizmet aldığımız danışmanlık, organizasyon, turizm, sigorta, telekomünikasyon, yemek şirketleri ile bankaya,
• ii. Şirket verilerinin düzgün bir şekilde saklanmasını sağlamak amacıyla ve saklama süreleri boyunca depolanabilmesi adına hizmet aldığımız arşiv firmalarına,
• b) İş süreçlerimizi hukuka ve diğer meşru menfaatlerimize uygun yürütebilmemiz, olası bir yargı sürecinde savunma hakkımızı kullanabilmemiz amacıyla; avukatlara, denetçilere, vergi danışmanları ile danışmanlık hizmeti aldığımız diğer üçüncü kişilere,
• c) Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmemiz amacıyla; hukuka ve usule uygun olması koşuluyla düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile mahkeme ve icra müdürlükleri gibi ilgili resmi kurumlara ve kişisel verilerinizi talep etmeye yetkili olan diğer kamu kurum veya kuruluşlarına,
• d) Tarafınızla akdedilen iş sözleşmesinden doğan yükümlülükleri yerine getirebilmemiz veya denetleme faaliyetlerini yürütebilmemiz amacıyla; iş ortaklarımıza,
• e) Kullanılan Sharepoint, CA Service Desk uygulamalarının ve kullandığımız yazılım, bulut sisteminin, e-posta altyapısının ve programların sunucu veya veri tabanlarının yurtdışında olması nedeniyle, Şirket’in idaresi, iş süreçlerinin yürütülmesi ve Şirket politikalarının uygulanması, İdea Teknoloji Çözümleri grup şirketlerine raporlama yapılabilmesi veya iç politikalarımıza uygun bir şekilde kurumsal kaynak planlaması yapılması amacıyla; yurtdışına,
• f) Çalışmaların yapıldığı çevrimiçi görüşmelerde kullanılan “Microsoft Teams” adlı uygulamanın sunucuları ve veritabanlarının yurtdışında olması nedeniyle, eğitim sürecinin uzaktan yürütülebilmesi amacıyla, yurtdışına,
• g) İdea Teknoloji Çözümleri’nin uluslararası yapısından kaynaklanan nedenlerle İdea Teknoloji Çözümleri’nin iş süreçlerinin denetlenmesi amacıyla; yurtdışındaki grup şirketlerine

KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde aktarılacaktır.

4. KİŞİSEL VERİLERİNİZE YÖNELİK HAKLARINIZ

Kişisel verilerinizle ilgili olarak;

• a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• ç) Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• e) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• g) İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• ğ) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarar uğramanız halinde, zararınızın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Belirtilen haklarınız kapsamında taleplerinizi, iadeli taahhütlü mektup aracılığıyla, şahsen, noter aracılığıyla yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz var ise elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım veya uygulama vasıtasıyla bize ulaşarak iletebilirsiniz. Talepleriniz, belirtilen yollar aracılığıyla bize ulaştırılmasından itibaren en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından 10 Mart 2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğ"de belirtildiği üzere, başvurunuzda yer alan talepleriniz ücretsiz olarak cevaplandırılacaktır; ancak, başvurunuza cevabın yazılı olarak verilmesi halinde ilk on sayfa üzerindeki her sayfa için 1 TL ve cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde kayıt ortamının maliyetini geçmeyecek bir ücret tarafınızdan talep edilebilecektir. Başvurunuzun tarafımız hatasından kaynaklanması halinde ücret size iade edilecektir.

Başvurunuz KVKK'da öngörülen ilgili hükümler doğrultusunda cevaplandırılacak olup başvurucunun doğru kişi olduğunun teyit edilmesi amacıyla İdea Teknoloji Çözümleri sizden bazı doğrulayıcı bilgiler talep edebilecektir; bu bilgiler yalnızca gerçek veri sahibinin kim olduğunun tespit edilmesi ve başvuru sonuçlarının doğru kişiyle paylaşılması adına talep edilecektir.

5. İLETİŞİM BİLGİLERİ

İdea Teknoloji Çözümleri Bilgisayar Sanayi ve Ticaret A.Ş.

Mersis No: [ 0470062501700024 ]

KEP Adresi: ideateknoloji@hs03.kep.tr

İletişim Linki: https://www.ideateknoloji.com.tr/

Adres: Maslak Mah. Sanatkarlar Sok. Eclipse Maslak, E BLOK, 34398 Sarıyer